1- ضوابط استفاده از سرويس پست الكترونيكي دانشگاه
سرويس پست الكترونيكي دانشگاه توسط مركز فناوري اطلاعات به كاربران دانشگاهي به شرح زير ارائه مي گردد.
الف) اعضاي محترم هيئت علمي
اين سرويس براي اعضاي محترم هيئت علمي در بدو استخدام  از طریق فرمی که توسط دفتر هیئت اجرایی جذب پر می شود به مرکز جهت ایجاد ایمیل ارجاع داده می شود،  در این صورت دیگر احتیاج به مراجعه حضوری نمی باشد. اساتيد مدعو با ارائه درخواست كتبي از دانشكده مربوطه، مي‌توانند يك آدرس براي مدت زمان محدود دريافت كنند.
ب) دانشجويان
اين سرويس براي دانشجويان تحصيلات تكميلي در ابتداي سال تحصيلي به صورت گروهي و براساس اطلاعات انگليسي دانشجو در احراز هویت مرکزی ايجاد مي گردد.
ج) دانش آموختگان
دانشجویان تا یک سال بعد از فارغ التحصیلی می توانند از ایمیل دانشگاهی استفاده نمایند. بعد از این تاریخ ایمیل ایشان غیر فعال می‌شود و در صورت نیاز می‌توانند حساب فارغ التحصیلی بگیرند. اطلاعات بیشتر درباره حساب فارغ التحصیلی و نحوه گرفتن آن در «راهنمای حساب فارغ التحصیلی»
اين سرويس براي دانش آموختگان دانشگاه، با در نظر گرفتن ضوابط مطرح شده در اين آيين نامه، مي‌تواند ماندگار باشد.
د) كارمندان
اين سرويس براي كارمندان در صورت نياز با معرفي از طرف واحد مربوطه ايجاد مي‌گردد.

2- مقررات سهمیه حجم صندوق پست الكترونيكي
سهمیه حجم صندوق پیام با توجه به ظرفيتهاي تخصيص داده شده سخت افزاري توسط مركز فناوري اطلاعات مشخص خواهد شد. در حال حاضر سهمیه کاربران به شرح زیر است:

تبصره : هر گونه امور مربوط به سرويس پست الكترونيكي كاربران بصورت متمركز در مركز فناوري اطلاعات انجام مي گردد و مركز فناوري اطلاعات دانشگاه هيچگونه نيازي به دريافت اطلاعات كاربران از طريق پست الكترونيكي ندارد. لذا درصورتيكه كاربري به پيامهاي مشكوكي كه درخواست اطلاعات فردي مي‌كنند، پاسخ دهد مركز فناوري اطلاعات مجاز به مسدود نمودن پست الكترونيكي ايشان مي باشد.

۳-  خدمات مركز فناوري اطلاعات درخصوص ارسال پست الكترونيكي گروهي
الف) روش ايجاد پست الكترونيكي گروهي
۱. پست الكترونيكي گروهي اعضاي محترم هيئت علمي
اين دسته از آدرسهاي گروهي در شروع هر ترم و بر حسب اعضاي هيئت علمي هر دانشكده/پژوهشكده و در دامنه همان دانشكده ايجاد مي گردد و  بروزرسانی آن به صورت خودکار تا حداکثر 24 ساعت بعد از ایجاد پست الکترونیک انجام می شود
۲. پست الكترونيكي گروهي دانشجويان كارشناسي ارشد
اين دسته از آدرسهاي گروهي در شروع هر ترم )سالي دوبار) پس از ثبت نام نهايي دانشجويان و ايجاد آدرسهاي پست الكترونيكي آنان، براي دانشجويان فعال بر حسب سال و دانشكده در دامنه دانشكده ايجاد ميگردند. شايان ذكر است اين آدرسهاي گروهي با توجه به سنوات تحصيلي اين مقطع براي سه سال از وروديها ايجاد مي گردند. همچنين درصورتيكه دانشجويي در آن ترم ثبت نام نكرده باشد بطور خودكار از ليست خارج مي گردد.
۳. پست الكترونيكي گروهي دانشجويان دكتري
اين دسته از آدرسهاي گروهي در شروع هر ترم )سالي دوبار) پس از ثبت نام نهايي دانشجويان و ايجاد آدرسهاي پست الكترونيكي آنان براي دانشجويان فعال بر حسب سال و دانشكده در دامنه دانشكده ايجاد ميگردند. شايان ذكر است اين آدرسهاي گروهي با توجه به سنوات تحصيلي اين مقطع براي پنج سال از وروديها ايجاد مي گردند. همچنين درصورتيكه دانشجويي در آن ترم ثبت نام نكرده باشد بطور خودكار از ليست خارج مي گردد.
۴. پست الكترونيكي گروهي كليه اعضاي هيئت علمي
اين سرويس گروهي كه شامل آدرس پست الكترونيكي تمامي اعضاي هيئت علمي فعال دانشگاه مي باشد در شروع هر ترم ايجاد مي گردد.
۵. پست الكترونيكي گروهي كليه دانشجويان تحصيلات تكميلي
 اين پست الكترونيكي گروهي كه شامل آدرس پست الكترونيكي تمامي دانشجويان تحصيلات تكميلي فعال ميباشد در شروع هر ترم ايجاد مي گردد.

ب) ضوابط دسترسي به سرويس پست الكترونيكي گروهي دانشگاه

 .۱ضوابط دسترسي به سرويس پست الكترونيكي گروهي دانشكده ها
هيئت رئيسه دانشكده مربوطه داراي دسترسي كامل و مسئولين دفاتر واحدهاي مختلف آن دانشكده بنا به نياز و با معرفي نامه از رئيس دانشكده دسترسي به ليست گروهي مورد نظر را دريافت مي كنند. شايان ذكر است دانشكده موظف است تغييرات احتمالي در هيئت رئيسه و يا مسئولين دفاتر را جهت بروز رساني اين دسترسي ها به مركز فناوري اطلاعات كتباً اعلام نمايد. در ضمن تمامي اعضاي محترم هيئت علمي حق ارسال پست الكترونيكي در گروه آموزشي مربوط به خود را دارند. به طور مثال يك عضو هيئت علمي گروه كامپيوتر در دانشكده برق و كامپيوتر، ميتواند به سرويس پست الكترونيكي گروهي اعضاي محترم هيئت علمي گروه كامپيوتر و اعضاي هيئت علمي دانشكده برق و كامپيوتر پيام ارسال كند.

 ۲. ضوابط دسترسي به پست الكترونيكي گروهي دانشگاه
دسترسي به اين سرويس گروهي كه شامل ليست گروهي تمامي اعضاي محترم هيئت علمي، دانشجويان تحصيلات تكميلي، دانشجويان كارشناسي ارشد و همچنين دانشجويان دكتري مي باشد، در اختيار حوزه رياست دانشگاه و با صلاحديد رئيس دانشگاه به واحد هاي خاص مي باشد.
ج) محدوديت ارسال پيامهاي حجيم به كاربران
بدليل حجم محدود پست الكترونيكي كاربران و تعداد زياد و حجيم پيامهاي اطلاع رساني، مركز فناوري
اطلاعات اقدام به راه اندازي يك سرويس محلي براي بارگذاري و اشتراك فايل كرده است. توصيه ميشود تا با بارگذاري فايلهاي حجيم خود بر روي آن و ارسال لينك مربوطه به اشخاص مورد نظر از پر شدن زود هنگام پست الكترونيكي كاربران جلوگيري كنيد. ضوابط و دستورالعمل استفاده از اين سرويس به صورت مجزا در اختيار كاربران است.